El rol de la trazabilidad documental en la mejora de la productividad empresarial

Es sabido que las empresas manejan una gran cantidad de información y documentos que deben ser gestionados de manera eficiente y segura. 

En este contexto, la trazabilidad documental es una herramienta clave para poder lograr esto, ya que permite conocer el origen, recorrido y estado de los documentos a lo largo de su ciclo de vida. 

Pero, ¿a qué se refiere realmente la trazabilidad documental y por qué es fundamental que las empresas lo implementen?

La trazabilidad documental es la capacidad de identificar y rastrear la ubicación y estado de un documento en cualquier momento de su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación. 

En el mundo empresarial, la trazabilidad documental es un tema crucial, debido a que ayuda a garantizar la integridad de los documentos, proteger la información confidencial y cumplir con las regulaciones gubernamentales.

La trazabilidad documental es particularmente importante en áreas que son constantemente reguladas, como la industriafarmacéutica, la alimentaria y la financiera. 

Además de la importancia regulatoria, la trazabilidad documental también puede ayudar a las empresas a mejorar su eficiencia y reducir costos. Al mantener un registro detallado de la ubicación y estado de los documentos, se pueden identificar "vacíos" o fallas en los procesos de negocio, y de esta manera eliminar los retrasos en la toma de decisiones.

Tecnología como herramienta fundamental

La tecnología juega un papel clave en la implementación de la trazabilidad documental. 

La digitalización de los documentos y la implementación de sistemas de gestión documental permiten la identificación y rastreo de los documentos de manera más efectiva y eficiente. 

La implementación de tecnologías como la cadena de bloques (blockchain) también puede ayudar a aumentar la confiabilidad y seguridad de la trazabilidad documental.

Gestión documental y el impacto en la trazabilidad

ControlDoc es una herramienta de gestión documental que cuenta con firma electrónica, lo que le permite garantizar la integridad y autenticidad de los documentos que se manejan a través de ella. 

Además, su uso permite mantener una trazabilidad completa de los documentos, lo que significa que se puede conocer el historial de cada documento, desde su creación hasta su archivo final.

Con ControlDoc, se pueden llevar a cabo procesos de manera más eficiente y segura, ya que permite la automatización de flujos de trabajo, lo que ahorra tiempo y reduce la posibilidad de errores humanos.

Además, este software Saas también permite el acceso seguro y controlado a los documentos, lo que significa que se pueden establecer permisos para cada usuario y mantener un registro de las acciones realizadas en cada documento.