Adiós a la burocracia: la importancia de manipular tus documentos en un gestor documental

¿Sabías que en promedio, una persona necesita entre 5,4 horas para completar un trámite administrativo? Claro que esto varía por país, en Bolivia, por ejemplo, las horas de espera alcanzan las 11, mientras que en Chile superan las dos, según constató un estudio del Banco Iberoamericano del Desarrollo.

Ahora, yo me quedo pensando en esas dos horas. ¿¡DOS HORAS!?, claro, eso sin contar el desplazamiento, las demoras del transporte público, la poca información y las listas de espera. Sabemos que existe un universo de aristas que aportan a que los papeleos y la burocracia en general sean nefastos, incluso destacando que el 25% de los trámites requieren tres o más visitas a, por ejemplo, una entidad pública, y sólo la mitad se resuelven en un único día.

En todo caso el tiempo no es el único problema, pues las irregularidades en su funcionamiento, atajadas por la desesperación de lograr concretar algún trámite, también se hace cada vez más presente.

Según el mismo estudio, el 29% de latinoamericanos, reconoce que en el último año ha pagado un soborno para acceder a un servicio público (tales como atención médica, inscripción educativa, registro de identidad, denuncias policiales…), lo que también genera una brecha social importante: quienes tengan menores ingresos serían los más afectados. 

Gestor documental y rol de combate ante la burocracia

Partamos de la base: ¿Qué es una Gestor documental Digital?

Una software de gestión o gestor documental, es una herramienta de almacenamiento de documentos electrónicos, cuyo propósito es permitir que miembros de una organización, puedan crear, almacenar, acceder, descargar y gestionar sus documentos desde cualquier lugar, solo necesitando acceso a internet, lo que claramente facilita la vida y lucha contra el dolor de la pérdida de tiempo, frustración, etc.

Claro, no es que todos los gestores documentales tranquilicen el dolor de los trámites burocráticos, como dije, no todo tiene que ver con el tiempo. ¿La verdad? la seguridad es uno de los puntos fundamentales, y son pocos los sistemas que cuentan con respaldos legales y resguardo de la información como prioridad.

Aquí entramos en el rubro de los gestores documentales, con Firma Electrónica. ¿Por qué son tan importantes? porque además de darte el poder de la organización y orden, te da el poder de la libertad. Sí, la libertad, pero no cualquiera, la libertad segura.

Firmar de donde sea, en el lugar que sea, a la hora que sea, y tener respaldo, trazabilidad y un acceso seguro garantizado.

“Una de las preocupaciones que tenemos es cómo poder darle dinamismo a los negocios. Sabemos que requieren confianza, y esta última puede ser transmitida en una firma. Por eso ControlDoc llega a proveer al sistema la firma electrónica, pues además de ser uno de los mecanismos más rápidos para que dos empresas, o una persona con una empresa puedan llegar a un acuerdo, también es la que da el puntapié inicial a la creación de una relación laboral” explica Gonzalo Torrealba, CEO de ControlDoc, justamente un gestor documental con firma electrónica, pero no CUALQUIERA, uno que SÍ TIENE la aprobación de la Dirección del Trabajo y el ministerio de Economía, ¿todos pueden decir lo mismo? ciertamente no, es cosa de que preguntes.

Entonces, el gran propósito, es que las empresas den la pelea a esta burocracia, y que también se le pueda entregar poder a las personas, un poder que les va a permitir firmar sus propios documentos, quedándose inmersos en el mundo digital, mejorando considerablemente su experiencia, pero también avanzando en este camino con el respaldo y apoyo que necesitan. 

“ControlDoc permite almacenar en línea de forma segura, toda la documentación de la empresa, trabajadores, clientes y proveedores, agilizando el almacenamiento, carga y búsqueda, y evitando multas por fiscalización, además de manejar múltiples razones sociales o unidades de negocio para administrar de manera diferenciada cada documentación” agregó el Torrealba.

Accede a diversas áreas que potenciarán el desarrollo de tu empresa en www.ControlDoc.legal