PREGUNTAS FRECUENTES

ControlDoc: Gestión Documental

¿Qué es ControlDoc?

ControlDoc es una plataforma SaaS de Gestión Documental (DMS) con Firma Electrónica que permite automatizar y centralizar toda la documentación de la organización desde su fuente de origen. Permite crear, firmar y controlar los documentos a nivel de colaboradores, proveedores, contratistas y clientes. Dentro de sus funcionalidades puedes: Crear documentos y plantillas inteligentes, utilizar firma electrónica simple y avanzada, workflows de documentos, trazabilidad documental, auditorías y compliance de los procesos y documentos.

¿Qué es la Gestión Documental?

La Gestión Documental es el proceso de crear, almacenar, acceder, descargar y gestionar todos los documentos y archivos de una organización. Todo con el fin de optimizar los procesos de las empresas y acelerar la transformación digital.

¿Cuáles son los beneficios de la Gestión Documental en las empresas?

• Optimizar los procesos de las empresas y eliminar burocracia interna.
• Ahorro de tiempo en respuestas entre organización, proveedores y colaboradores.
• Aumentar la seguridad y confianza de los acuerdos y documentos firmados, ya que estos no pueden ser modificados.
• Acelera el proceso de transformación digital de las organizaciones.
• Elimina costos asociados a papelería y operaciones de logística.

¿Qué áreas de mi empresa puede utilizar un Software de Gestión Documental?

Aliviar la carga operativa y administrativa de las empresas es un desafío en el proceso de transformación digital. Lo bueno de los Software de Control Documental es que pueden ser utilizados de forma transversal a las organizaciones, no solo a nivel interno, sino también de manera externa en la comunicación con clientes, proveedores o contratistas.

Utiliza un Software de Gestión Documental en las áreas de RRHH, Comercial, Finanzas, Legal, Abastecimiento y Logística, Operaciones, entre otros.

¿Qué son los Software DMS?

Las siglas en inglés de DMS significa Document Management System, o en español Plataforma de Gestión Documental, que es un sistema de software que permite controlar y gestionar documentos digitales de todo tipo.

¿Cuál es la diferencia entre un Software DMS y un CLM?

Un Software DMS (Document Management System), también conocido como Sistema de Control Documental es una plataforma digital que te permite administrar, organizar, y almacenar eficazmente documentos electrónicos de todo tipo. En cambio los software CLM (Contract Lifecycle Management) o Ciclo de Vida de Contratos son modelos de gestión que abarcan el ciclo de vida del contrato, vale decir, rastrea los acuerdos entre proveedores, socios, clientes o empleados durante todo su ciclo contractual. Permite más participación de los grupos legales in house de las organizaciones.

¿Qué es la Transformación Digital?

La transformación digital es en un concepto simple, la implementación de actividades o soluciones tecnológicas a procesos, protocolos, usos o métodos que en general las personas y las empresas hacen de forma manual. Esto se hace con el fin de realizar procedimientos más eficientes y eficaces en pro de la salud organizacional.

Firma Electrónica

¿Qué es la Firma Electrónica?

Es un conjunto de datos digitales donde se identifica al firmante de un documento electrónico y se puede vincular al usuario firmante. Se puede decir que una firma electrónica, es el equivalente electrónico a una firma manuscrita.

¿Qué es la Firma Electrónica Simple?

La firma electrónica simple o FES es un conjunto de datos electrónicos que acompañan a una determinada información en formato electrónico. De este modo, quien recibe los documentos puede estar seguro del origen de ellos verificando la información del usuario, a través del registro de fecha y hora de la firma propuesta.

¿Qué es la Firma Electrónica Avanzada (FEA)?

La firma electrónica avanzada es un conjunto de datos que se integran a un mensaje electrónico cuyo propósito es identificar al autor del mensaje como autor legítimo, vale decir una firma autógrafa.

¿Qué tipos de documentos puedo firmar en ControlDoc?

Funcionamos como un Gestor Documental con Firma Electrónica que puedes utilizar de forma transversal a tu organización. Gestiona y firma documentos para RRHH, Finanzas, Comercial, Subcontratación, Abastecimiento y Compras, etc.

Clientes y Usuarios

¿Puedo crear Plantillas y Formularios?

Sí, ControlDoc tiene la funcionalidad que te permite crear y diseñar plantillas personalizadas para después enviar a terceros con el fin de completar y/o firmar el documento.

¿Cuántas empresas trabajan con ustedes?

A la fecha gestionamos más de 200.000 documentos mensuales y contamos con más de 200 empresas pequeñas, medianas y grandes que trabajan con nosotros.

¿Cuentan con API para integrarse a otros sistemas?

Sí, contamos con una API que permite conectar nuestro Gestor Documental ControlDoc con Sistemas de Remuneraciones, SAP, Softwares internos, etc. ¡Nos acomodamos a tus necesidades!

¿Trabajan con Subcontratistas?

Sí, apoyamos el cumplimiento de la Ley 20.123 para que puedas gestionar en línea todos los documentos de trabajadores dentro de las Carpetas Laborales para que puedas acelerar los procesos de pago entre Mandantes y Contratistas.

¿Tienen Soporte Técnico?

Tenemos un equipo de Soporte técnico calificado para atender tus consultas y las de los usuarios que interactúan con la plataforma. El equipo funciona de Lunes a Viernes de 9:00 a 18 horas, disponible para contacto online a través de Chat (en esquina inferior de la página) y también puedes comunicarte a hola@controldoc.cl

Soporte Técnico

Recibí invitación para firmar documentos pero no tengo cuenta ¿Qué debo hacer?

Si recibiste correo para firmar documentos y accedes por primera vez, debes configurar una contraseña para activar y acceder a Active Account ingresar tu correo y seguir las instrucciones de un correo que te enviaremos para configurar una contraseña de acceso.

¿Cómo puedo resetear mi contraseña?

Al iniciar sesión hay un botón que dice ¿Ha olvidado su contraseña?, al hacer clic allí, ingresa tu correo y te enviaremos instrucciones para que puedas restablecer tu contraseña.

¿Cómo puedo firmar mis documentos?

Debes iniciar sesión en ControlDoc.legal con tu correo electrónico y contraseña. Ingresar a Documentos, buscar el documento que quieras firmar y seleccionar el botón "firmar". Si estás de acuerdo, pide tu segunda clave a través de correo o Google Authenticator y escribe la clave en el espacio "Pin de Confirmación". Finalmente haz click en "Firmar". Encuentra el tutorial paso a paso y en vídeo en Firma tus documentos.

¿Puedo utilizar el correo corporativo de mis trabajadores para que puedan firmar sus documentos?

No, por exigencia de la Dirección del Trabajo, debe ser un correo personal. Si puedes enviar notificaciones copia al correo institucional.

¿Dónde me comunico si no puedo ingresar a la plataforma?

Debes enviar un correo a hola@controldoc.cl